MERSİN UZMANLAR ÖZEL SAĞLIK HİZ. MED. TUR. İHT. İHT. SAN. VE TİC. LTD. ŞİRKETİ İMHA POLİTİKASI
1.1. Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti.’i“Veri Sorumlusu” sıfatıyla, bu politikanın uygulatılmasından sorumludur.
1.2. Politikanın hazırlanması, uygulanması ve güncellenmesinden, Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti.’inin Veri Sorumlusu yetkili ve sorumlu olacaktır.
1.3. Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti’nin tüm Bölüm/Birimleri ile ilgili kişiler (çalışan, stajyer adayı, çalışan adayı, ziyaretçi, iş ortakları/tedarikçi/alt işveren yetkilileri ve çalışanları) Politika hükümlerine uygun hareket etmek, bu hükümlere uyulmasını sağlamak ve aykırı hareketin tespiti halinde durumu Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti.’nin Veri Sorumlusuna bildirmekle yükümlüdür.
1.4. Politika, https://www.mersinidealdent.com/ internet sitesinde yayınlanmış olup, ayrıca tüm çalışanların erişimine açıktır.
1.5. Politikada yapılan güncellemeler “Veri Sorumlusu” tarafından kurum web adresine yüklenmek suretiyle erişime açık hale getirilecektir.
1.6. Politika ile mevcut kanun hükümleri arasında çelişki olması halinde, kanun hükümleri geçerli olacak ve Veri Sorumlusu politikanın kanun hükümlerine uygun hale getirilmesi için gerekli güncellemeyi yaparak erişime açık hale getirecektir. Politikanın yürürlükten kaldırılmasına karar verme yetkisi şirket müdürüne aittir.
1.7. Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• Kurumun, ilgili kişi tarafından Kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve Kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması durumlarında, ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kişisel Verileri İmha Teknikleri
Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kişisel Verilerin Silinmesi ve Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Şirketimiz tarafından en çok kullanılan silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
a. Fiziksel Olarak Yok Etme (Physical Destruction): Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.
b. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme (Secure Deletion Software): Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
c. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme (Sending to a Specialist for Secure Deletion): Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/yok edilir.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. şirketimiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir. KVK Kanununun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından kanunda düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. Anonimleştirme teknikleri;
Maskeleme (Masking):Veri maskeleme ile Kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. Örnek: Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, TC Kimlik No vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanımlanmasının imkânsız hale geldiği bir veri setine dönüştürülmesi.
a. Toplulaştırma (Aggregation):Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle iilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örnek: Müşterilerin yaşlarının tek tek göstermeksizin A yaşında B kadar müşteri bulunduğunun ortaya konulması.
b. Veri Türetme (Data Derivation): Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örnek: Doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
c. Veri Karma (Data Shuffling, Permutation): Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır. Örnek: Ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
SAKLAMA VE İMHA SÜRELER
Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklanmaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler şirketimizin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve şirketin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda şirketimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir.
Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Tablo 8: Saklama ve İmha Süreleri Tablosu
| SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU | |
| Veri Kategorisi | Veri Saklama Süresi |
| 1. Kimlik | Diğer-Sözleşmenin sona erdiği tarihten itibaren 20 yıl |
| 2. İletişim | Diğer-Sözleşmenin Sona Erdiği Tarihten İtibaren 20 Yıl |
| 3. Özlük | Diğer-Sözleşmenin Sona Erdiği Tarihten İtibaren 20 Yıl |
| 4. Hukuki İşlem | Diğer-Yargılama ve Diğer Hukuk Süreçlerinin Tamamlanmasından Sonra 20 Yıl |
| 5. Müşteri İşlem | 20 Yıl |
| 6. Fiziksel Mekân Güvenliği | 20 Gün |
| 7. Finans | Diğer-Sözleşmenin Sona Erdiği Tarihten İtibaren 20 Yıl |
| 8. Mesleki Deneyim | Diğer-İşten Ayrılmadan İtibaren 20 Yıl |
| 9. Sağlık Bilgileri | Diğer-Veri saklama amacı sona erene kadar + İşten Ayrılmadan İtibaren 20 Yıl |
| 10. Cinsel Hayat | Diğer-Hizmetin bitiminden İtibaren 20 Yıl |
| 11. Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | Diğer-İşten Ayrılmadan İtibaren 20 Yıl |
PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Mersin Uzmanlar Özel Sağlık Hiz. Med. Tur. İht. İht. San. Ve Tic. Ltd. Şti, Kişisel verileri mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
Şirketimiz, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirketimiz, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden altı ay içinde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirketimiz, ilgili kişi, Kanunun 11 inci ve 13 üncü maddelerine istinaden veri sorumlusuna başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
a. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
b. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde bu kanun ve yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
c. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca Kanunun 13 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
